Política de tratamiento de datos personales

1. Identificación, vigencia y alcance

• Proveedor y responsable: Arawana Home Studio · NIT 901.559.146-5. Nombre comercial: Factura Fácil.
• Dirección: Transversal 6 5a 33, Florencia, Caquetá, Colombia.
• Atención y protección de datos: ventas@facturafacil.com.co · +57 313 8923357.
• Horario: lunes a viernes, de 8:00 a. m. a 6:00 p. m., hora de Colombia.

Versión del 30 de septiembre de 2026. Esta política comprende el sitio público, registro, soporte y datos personales procesados para prestar Factura Fácil. Se rige por la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015. Aplica a personas naturales cuyos datos recolectamos, almacenamos, consultamos, usamos, transmitimos, actualizamos o suprimimos, con finalidad definida, acceso restringido, seguridad y confidencialidad.

2. Responsable y encargado: dos funciones distintas

Actuamos como responsable de los datos de contacto, registro y relación comercial que gestionamos para nuestros propios fines. En los datos que una empresa incorpora a su cuenta para facturar, llevar nómina, contabilidad, taller u otras operaciones, actuamos como encargado por instrucciones de esa empresa, que es el responsable. Recibir una factura emitida por un cliente nuestro no te convierte en suscriptor ni autoriza nuestro mercadeo.

3. Datos y finalidades

• Registro y contratación: identificación, NIT, RUT cuando se aporte, nombre, correo, teléfono, dirección y datos de empresa, para crear y configurar la cuenta, validar la solicitud y gestionar el servicio.
• Pagos: referencias, estado de transacciones y datos de facturación para conciliar el pago y cumplir obligaciones. Los medios de pago se tramitan con la pasarela correspondiente.
• Operación del cliente: datos de terceros, documentos, nómina, información bancaria y contable. Taller puede contener identificación del equipo, fotografías, observaciones y datos de recepción; Activos fijos puede relacionar responsables y proveedores. Solo deben incorporarse datos necesarios para la operación.
• Soporte y contacto: solicitudes, archivos y conversaciones que envíes para resolver consultas y hacer seguimiento. Si autorizas el chat, Dapta procesa datos técnicos y los mensajes que envíes.
• Seguridad: IP, sesión, registros de acceso y actividad para autenticación, prevención de abuso, trazabilidad y diagnóstico de fallos.
• Comunicaciones operativas: avisos de cuenta, vencimientos, prueba, pagos e incidentes. La publicidad requiere autorización específica y puedes retirarla sin perder las funciones contratadas.

4. Autorización e información previa

La autorización debe ser previa, expresa e informada, mediante una acción afirmativa o un mecanismo legal verificable. El silencio o la simple navegación no constituyen autorización. Informamos quién trata los datos, para qué, tus derechos y los canales de consulta. Puedes solicitar prueba de tu autorización. Las excepciones legales, como un requerimiento de autoridad competente, no eliminan los deberes de seguridad y finalidad.

El registro autoriza el tratamiento informado necesario para la cuenta y el servicio; no constituye una autorización general para publicidad, datos sensibles o acceso de asistentes de IA. Si se incorpora una finalidad nueva que lo requiera, se solicitará autorización antes de utilizar los datos para ella.

5. Datos sensibles y de menores

Los formularios comerciales no deben solicitar datos de salud, biométricos, orientación sexual, creencias o afiliación sindical. La nómina, incapacidades o archivos de soporte que administra una empresa sí pueden contener datos sensibles. Su responsable debe limitar la recolección, informar su carácter facultativo y obtener autorización explícita cuando sea exigible. No se condiciona el servicio a entregar datos sensibles que no sean necesarios.

El sitio y la contratación se dirigen a adultos. Los datos de niños, niñas y adolescentes que sean necesarios en una operación del cliente requieren respetar su interés superior, sus derechos fundamentales, la intervención de su representante y el derecho del menor a ser escuchado según su madurez. No deben enviarse por el chat comercial.

6. Proveedores, transmisiones y transferencias

La prestación puede involucrar infraestructura, correo, pasarelas de pago, soporte, servicios de IA e integraciones solicitadas por el cliente. Se debe limitar la información a la finalidad correspondiente. La DIAN y otras autoridades reciben los datos exigidos legalmente. Los enlaces a WhatsApp y redes sociales llevan a servicios externos sujetos a sus propias políticas.

Cuando un tercero trata datos por nuestra cuenta existe una transmisión y debe regularse con las obligaciones del encargado, incluidas confidencialidad, seguridad y tratamiento conforme a instrucciones. Si un tercero decide finalidades propias existe una transferencia y deben cumplirse los requisitos y restricciones aplicables, en particular para destinatarios fuera de Colombia. No se presume que todo proveedor extranjero tenga un nivel adecuado de protección. Puedes solicitar información sobre los destinatarios y países aplicables a tu servicio al canal de privacidad.

7. Inteligencia artificial y MCP

Al utilizar una función de IA, el contenido necesario para atenderla puede ser procesado por el proveedor que la soporta. No incluyas información ajena a la solicitud. El chat comercial es opcional y requiere autorización desde las preferencias de privacidad.

La conexión MCP permite que el asistente autorizado consulte información y ejecute las herramientas disponibles para ese usuario. Es independiente del chat público. Antes de conectar, evalúa qué datos podrá recibir el proveedor elegido, sus políticas de conservación y entrenamiento, y si tienes facultad para compartirlos. Desconectar no elimina las copias ya recibidas por ese proveedor. Este aviso no autoriza un uso indiscriminado de documentos empresariales para entrenar modelos.

8. Seguridad, conservación y eliminación

La plataforma utiliza separación de bases de datos por empresa, autenticación, permisos y controles de acceso. Las medidas técnicas deben complementarse con obligaciones de confidencialidad, gestión de incidentes y controles operativos. No se promete que toda información esté cifrada en reposo ni una seguridad absoluta.

Los datos se conservarán durante el tiempo necesario para la finalidad informada, la relación contractual y los deberes legales aplicables a cada documento. No hay un plazo único para toda información contable, tributaria, laboral o de soporte. Al cesar la finalidad se debe suprimir o anonimizar la información, salvo obligación de conservación. Los respaldos y la información retenida deben tener acceso restringido y un ciclo de eliminación definido.

Las cuentas de prueba tienen 7 días de operación y 23 días posteriores de consulta; finalizado ese plazo pueden purgarse si no se convierten. La eliminación de la base de prueba no equivale necesariamente a borrar registros de la relación comercial sujetos a conservación. Solicita información o supresión por el canal indicado.

9. Derechos y atención

Puedes conocer, actualizar y rectificar tus datos, acceder gratuitamente, solicitar prueba de autorización e información sobre el uso, pedir supresión o revocación cuando procedan y presentar quejas ante la SIC después del trámite previo correspondiente. El equipo de servicio al cliente recibe y tramita estas solicitudes en ventas@facturafacil.com.co, asunto «Protección de datos», o en la dirección y teléfono indicados.

Consulta el procedimiento de Habeas Data: consultas en diez (10) días hábiles, con prórroga justificada de hasta cinco (5); reclamos en quince (15) días hábiles desde el día siguiente a su recepción, con prórroga justificada de hasta ocho (8). Si actuamos como encargado, colaboraremos con la empresa responsable y trasladaremos la solicitud cuando corresponda.

10. Cambios de política

Esta versión se identifica por su fecha. Los cambios sustanciales se informarán antes de implementarse por el sitio o el canal de contacto disponible. Una nueva finalidad que requiera consentimiento no queda autorizada por el mero cambio del texto. Las bases de datos tendrán vigencia mientras subsistan sus finalidades y obligaciones legítimas de conservación.