Política de Privacidad

1. Introducción

En Factura Fácil (nombre comercial de Arawana Home Studio, NIT 901.559.146-5) valoramos la privacidad de nuestros usuarios y nos comprometemos a proteger los datos personales que tratamos. La presente Política de Privacidad describe qué información recolectamos, con qué finalidad, cómo la protegemos y los derechos que asisten a los titulares.

Esta política se rige por la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas aplicables sobre protección de datos personales en Colombia.

2. Responsable del tratamiento

• Razón social: Arawana Home Studio
• NIT: 901.559.146-5
• Dirección: Transversal 6 5a 33, Florencia, Caquetá, Colombia
• Teléfono: +57 323 7952172
• Correo: ventas@facturafacil.com.co
• Sitio web: https://facturafacil.com.co

3. Datos personales que recolectamos

Recolectamos las siguientes categorías de información, dependiendo de la interacción del usuario con la Plataforma:

• Datos de registro y contacto: nombre completo, documento de identidad, correo electrónico, teléfono, cargo, empresa que representa.
• Datos de la empresa contratante: razón social, NIT, dirección, régimen tributario, datos del representante legal.
• Datos de facturación y pago: información de medios de pago, historial de transacciones, facturas emitidas a el usuario.
• Datos operativos del servicio: documentos electrónicos generados (facturas, notas, nómina), datos de clientes y proveedores cargados por el usuario, productos, inventario, asientos contables.
• Datos técnicos: dirección IP, tipo de navegador, sistema operativo, registros de acceso (logs), cookies y tecnologías similares.

El usuario es responsable de obtener las autorizaciones correspondientes cuando ingrese datos personales de terceros (sus clientes, empleados, proveedores) en la Plataforma.

4. Finalidades del tratamiento

Los datos personales se tratan con las siguientes finalidades:

• Prestar el servicio de facturación electrónica, contabilidad y demás módulos contratados.
• Crear y administrar la cuenta del usuario.
• Procesar pagos, emitir facturas y gestionar la relación comercial.
• Cumplir obligaciones tributarias, contables y de reporte ante la DIAN.
• Brindar soporte técnico y atender consultas o reclamos.
• Enviar comunicaciones operativas sobre el servicio (actualizaciones, mantenimientos, vencimientos).
• Enviar, previa autorización, información comercial sobre nuevas funcionalidades, planes o promociones.
• Mejorar la Plataforma mediante análisis estadísticos y de uso (datos agregados, sin identificación individual).
• Cumplir requerimientos de autoridades competentes.
• Proteger la seguridad de la Plataforma y prevenir fraudes.

5. Tratamiento de datos sensibles

Factura Fácil no recolecta datos sensibles del usuario (orientación política, religión, salud, vida sexual, datos biométricos, etc.) para la prestación del servicio. Si el usuario decide cargar datos sensibles de terceros en la Plataforma, lo hace bajo su exclusiva responsabilidad y garantizando contar con autorización expresa del titular.

6. Tratamiento de datos de menores de edad

La Plataforma está dirigida a empresas y personas jurídicas o naturales mayores de edad. No recolectamos intencionalmente datos personales de menores de edad. Si se detecta el registro de un menor, la cuenta será suspendida y los datos eliminados.

7. Transferencia y transmisión de datos

Factura Fácil podrá compartir información personal con:

• Proveedores tecnológicos que prestan servicios de hosting, infraestructura, envío de correos, pasarelas de pago o soporte, todos vinculados mediante contratos que les exigen mantener la confidencialidad y seguridad de la información.
• La DIAN y demás autoridades competentes, cuando sea necesario para cumplir con obligaciones de facturación electrónica o reporte tributario.
• Autoridades judiciales o administrativas, en cumplimiento de requerimientos legales o judiciales.

Cuando estos terceros se encuentren fuera de Colombia, Factura Fácil garantizará que cuenten con niveles adecuados de protección de datos conforme a la normativa colombiana.

8. Conservación de los datos

Los datos personales serán conservados mientras exista una relación comercial activa con el usuario. Una vez terminada la relación, los datos serán conservados por los plazos legales aplicables, especialmente aquellos derivados de obligaciones tributarias, contables y de facturación electrónica ante la DIAN (que generalmente exigen conservación por al menos cinco (5) años).

Cumplidos dichos plazos, los datos serán suprimidos o anonimizados, salvo que medie deber legal de conservación adicional.

9. Derechos del titular

El titular de los datos personales tiene derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento.
• Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos personales.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a la normativa.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando no exista deber legal de conservación.
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

El procedimiento detallado para ejercer estos derechos se describe en la página de Habeas Data.

10. Medidas de seguridad

Factura Fácil implementa medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos personales contra acceso no autorizado, pérdida, alteración o divulgación. Entre estas medidas se incluyen:

• Cifrado en tránsito (HTTPS/TLS) y en reposo para información sensible.
• Aislamiento de datos por tenant (multi-tenancy con bases de datos separadas).
• Controles de acceso por roles y autenticación de usuarios.
• Copias de seguridad periódicas.
• Monitoreo y registros (logs) de actividad relevante.
• Capacitación al personal en buenas prácticas de manejo de información.

Ninguna medida de seguridad es infalible. En caso de presentarse un incidente que afecte los datos personales, se notificará a los titulares y a la Superintendencia de Industria y Comercio conforme a la normativa aplicable.

11. Uso de cookies y tecnologías similares

La Plataforma utiliza cookies y tecnologías similares para mantener la sesión del usuario, recordar preferencias, analizar el uso y mejorar la experiencia. El usuario podrá configurar su navegador para rechazar cookies, pero algunas funcionalidades de la Plataforma podrían dejar de funcionar correctamente.

12. Modificaciones a esta política

Factura Fácil podrá modificar esta Política de Privacidad en cualquier momento. Los cambios serán notificados mediante un aviso en la Plataforma o por correo electrónico con al menos quince (15) días de anticipación a su entrada en vigor.

13. Contacto

Para consultas, reclamos o solicitudes relacionadas con el tratamiento de sus datos personales, el titular puede comunicarse con nosotros:

• Correo: ventas@facturafacil.com.co
• Teléfono: +57 323 7952172
• Dirección: Transversal 6 5a 33, Florencia, Caquetá, Colombia
• Horario: Lunes a viernes, 8:00am a 6:00pm