Términos y condiciones

1. Proveedor y alcance del acuerdo

• Proveedor y responsable: Arawana Home Studio · NIT 901.559.146-5. Nombre comercial: Factura Fácil.
• Dirección: Transversal 6 5a 33, Florencia, Caquetá, Colombia.
• Atención y protección de datos: ventas@facturafacil.com.co · +57 313 8923357.
• Horario: lunes a viernes, de 8:00 a. m. a 6:00 p. m., hora de Colombia.

Estos términos regulan el acceso a Factura Fácil, un servicio de software en la nube para empresas en Colombia. Al marcar la aceptación durante el registro, aceptas estos términos en nombre propio o de la empresa que estás facultado para representar. Debes ser mayor de edad y contar con capacidad para contratar. La consulta del sitio no equivale a contratar una suscripción ni autoriza publicidad.

2. Qué incluye el servicio

Las funciones dependen del plan, perfil y módulos habilitados: documentos electrónicos, POS, inventario, compras, cartera, contabilidad, nómina, tienda virtual, taller, activos fijos y conexiones con asistentes de IA mediante MCP. Taller es opcional; Activos fijos corresponde al perfil Fiscal; MCP está disponible en los perfiles Comercial, Híbrido, Fiscal y Firma contable. La presencia de una función en la landing no significa que todos los planes la incluyan.

Antes de contratar, consulta el detalle de planes y precios. La emisión electrónica requiere la configuración y habilitación que correspondan ante la DIAN. El software apoya tu operación y no sustituye el criterio de tu contador ni garantiza por sí solo el cumplimiento de todas tus obligaciones.

3. Cuenta, usuarios y seguridad

Proporciona información veraz, administra los permisos de tus usuarios y protege contraseñas, tokens y conexiones autorizadas. Informa de accesos no reconocidos a nuestro canal de atención. No está permitido acceder a información de otras empresas, vulnerar controles de seguridad, cargar contenido ilícito o utilizar el servicio para fraude. Las actuaciones de soporte deben limitarse a lo necesario para atender la solicitud.

4. Prueba gratuita

La cuenta de prueba permite operar durante 7 días y dispone después de 23 días en modo de consulta, contados desde el inicio de la prueba. Si no se convierte en una cuenta de pago, queda sujeta a eliminación al finalizar ese plazo. Exporta la información que necesites antes del vencimiento. Los documentos de la demo se aceptan localmente: no constituyen una transmisión real a la DIAN. La conversión puede requerir reiniciar datos de prueba y consecutivos, lo cual debe informarse antes de ejecutarla.

5. Precio, pago, activación y renovación

Los valores se expresan en pesos colombianos. El catálogo y el resumen de compra indican período, límites, impuestos aplicables y total. Antes de pagar se deben informar los medios de pago disponibles y el plazo de activación del servicio. La confirmación del proveedor de pagos determina el estado del pago; conserva el comprobante y contacta a soporte si la activación no corresponde a lo informado.

La creación de una cuenta no autoriza débitos recurrentes. Cualquier renovación con cobro automático requiere información y autorización específicas. Los cambios de precio se informarán antes de la siguiente contratación o renovación y no alterarán el período ya pagado. Puedes solicitar la no renovación o cancelación por nuestro canal de atención, identificando la empresa y la cuenta.

6. Derechos del consumidor y reclamaciones

Cuando exista una relación de consumo, se aplican la Ley 1480 de 2011 y sus modificaciones, incluida la Ley 2439 de 2024. Ninguna disposición elimina los derechos a garantía, reclamación, retracto o reversión del pago cuando legalmente procedan.

En las contrataciones a distancia, el retracto puede ejercerse dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la celebración del contrato de servicios. Entre las excepciones legales están los servicios cuya prestación haya comenzado con el acuerdo del consumidor; no se presume ese acuerdo por navegar en la página. Si el retracto procede en comercio electrónico, la devolución se realizará dentro del plazo legal de quince (15) días calendario desde su ejercicio y el cumplimiento de los requisitos aplicables.

Para solicitarlo, escribe a ventas@facturafacil.com.co indicando nombre, empresa, fecha, referencia del pago y solicitud. No envíes claves ni datos completos de tarjetas. Las reclamaciones directas de consumo se responderán dentro de quince (15) días hábiles. Para la reversión por fraude, operación no solicitada u otra causal legal, presenta la queja y notifica al emisor del instrumento de pago dentro de los cinco (5) días hábiles previstos en el artículo 51 de la Ley 1480. Puedes acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio y a las autoridades competentes.

7. Disponibilidad y responsabilidades

Factura Fácil debe prestar el servicio con diligencia, atender fallos e informar mantenimientos e incidentes relevantes. La conexión a internet y servicios externos, incluida la DIAN, pueden afectar la disponibilidad. El usuario debe revisar datos, impuestos, destinatarios y resultados antes de confirmar una operación y atender las contingencias que le correspondan. Esto no exime al proveedor de responsabilidad por sus propios incumplimientos ni restringe derechos irrenunciables.

8. IA e integraciones MCP

Conectar un asistente es una decisión del administrador o usuario autorizado. El acceso depende de sus permisos, módulos y autorización de la conexión. Las operaciones pueden consultar o modificar información y tener efectos contables, financieros o fiscales: revisa la vista previa y las confirmaciones exigidas por cada herramienta. Las respuestas de IA pueden contener errores y deben verificarse.

Los datos que entregue una herramienta pueden llegar al proveedor del asistente elegido. Revisa su política, conservación, uso para entrenamiento y ubicación del tratamiento antes de conectarlo. Revocar una conexión impide accesos futuros con esa autorización, pero no borra automáticamente las conversaciones o copias ya entregadas al tercero. Sus servicios, tarifas y condiciones son independientes.

9. Información del cliente y encargo de tratamiento

El cliente conserva los derechos sobre sus documentos y es responsable del tratamiento de los datos de sus clientes, trabajadores y demás terceros. Factura Fácil actúa como encargado para alojarlos y procesarlos conforme a las instrucciones necesarias para prestar el servicio: registro, consulta, elaboración de documentos, transmisión solicitada, soporte, seguridad y exportación. No se concede autorización general para comercializar esos datos ni usarlos para publicidad propia.

El encargo comprende mantener confidencialidad, restringir accesos, adoptar medidas de seguridad, colaborar con el responsable en solicitudes de titulares e incidentes y aplicar la devolución o supresión que corresponda al finalizar el servicio, salvo deber legal de conservación. Las transmisiones a proveedores que apoyen el servicio deben cubrirse con contratos que delimiten su alcance, actividades y obligaciones conforme al Decreto 1074 de 2015. El cliente debe contar con autorización o excepción legal para los datos que incorpora, incluidos los sensibles.

10. Propiedad intelectual

La suscripción concede permiso de uso del software durante el período contratado, dentro de sus límites. No transfiere la propiedad del código, marcas o elementos de terceros. Los documentos e información del cliente no pasan a ser propiedad del proveedor.

11. Suspensión, terminación y entrega de información

El incumplimiento de pago o de estas condiciones puede causar suspensión o terminación, con información de la causa y oportunidad de resolverla cuando proceda. Un riesgo inmediato para la seguridad o una orden de autoridad puede exigir una medida inmediata. Antes de terminar una cuenta de pago, coordina con soporte la exportación disponible y el calendario de cierre y eliminación; los plazos deben comunicarse para permitir la recuperación de información. La demo tiene el ciclo específico del numeral 4. Conserva los documentos que debas custodiar por ley.

12. Privacidad, cambios y ley aplicable

Consulta la Política de tratamiento de datos, el Aviso de privacidad y la Política de cookies. Las finalidades publicitarias y el chat opcional requieren su autorización correspondiente.

Los cambios sustanciales se comunicarán antes de aplicarse, indicando la fecha y solicitando una nueva aceptación cuando corresponda. No tendrán efectos retroactivos sobre derechos adquiridos. Rige la ley colombiana y se conserva el acceso a las autoridades y jueces competentes, sin imponer un domicilio exclusivo al consumidor.